Приказы играют важную роль в организации работы предприятия и являются неотъемлемой частью внутреннего документооборота. С помощью приказов работодатель может устанавливать правила и регулировать деятельность сотрудников, а также информировать их о различных изменениях и событиях. Однако, составление и оформление приказа может вызывать определённые сложности для сотрудников, не знакомых с особенностями этого вида документа.
Если вы хотите научиться правильно составлять и оформлять приказы, следуйте данной пошаговой инструкции. В первую очередь, определите цель приказа и основание для его выдачи. Укажите дату, номер и название приказа, а также тему, чтобы сотрудники могли быстро понять суть документа.
В самом тексте приказа четко и ясно изложите информацию, используя простой и понятный язык. Выделите ключевые моменты при помощи тега <strong>, чтобы они привлекали внимание сотрудников. Если необходимо, используйте тег <em> для выделения важной информации.
Как составить приказ: пошаговая инструкция
- Определите цель приказа. Разберитесь, почему вам необходимо составить приказ и четко определите его цель.
- Укажите основные детали. Включите в приказ информацию о вашей компании (наименование, адрес, контактные данные) и данные сотрудника или сотрудников, которых он касается (ФИО, должность, отдел).
- Соберите информацию. Получите необходимую информацию, связанную с темой приказа. Это может включать данные о производственных процессах, графике работы, или изменениях в организации.
- Определите структуру приказа. Разграничьте содержимое на пункты или разделы, чтобы облегчить чтение и понимание.
- Составьте текст приказа. Начните с основной информации, затем описывайте детали или заявления, и закончите приказ подписью.
- Проверьте и исправьте. Перечитайте приказ, чтобы убедиться, что все данные и формулировки представлены корректно, и исправьте все возможные ошибки.
- Подпишите и распространите. Подпишите приказ, добавьте дату и распространите его сотрудникам, которых он затрагивает. Можно использовать электронную почту или внутреннюю систему уведомлений.
Составление приказа – важный процесс, который требует осторожности и точности. Следуйте этой пошаговой инструкции, чтобы убедиться, что ваш приказ составлен правильно и эффективно.
Определение цели и содержания приказа
Для определения содержания приказа следует выделить основные пункты, которые должны быть указаны в документе. В первую очередь, необходимо указать основание для выдачи приказа – например, ссылку на соответствующее положение внутренних документов или законодательство.
В приказе также следует указать конкретные действия, которые должны быть выполнены – например, прекратить определенное действие, начать новую процедуру или обязанность, предоставить информацию или документы.
При составлении текста следует использовать ясный, лаконичный и официальный стиль. Важно также избегать двусмысленных формулировок и неопределенных терминов, чтобы избежать возможных недоразумений и конфликтов.
После определения цели и содержания приказа, можно приступить к его подготовке и оформлению с учетом всех необходимых требований оформления и подписания.
Выбор формы оформления приказа
При выборе формы оформления следует учитывать:
- Цель приказа. Определите, какая информация должна быть представлена в приказе и какие требования должны быть сформулированы. В зависимости от этого выберите соответствующую форму оформления – информационную, наряду или распорядительную.
- Формат приказа. Приказ может быть оформлен как в письменном, так и в электронном виде. Учитывайте особенности вашей организации и ее внутренние правила, чтобы выбрать подходящий формат.
- Стиль написания. Приказ должен быть официальным и четким. Выбирайте форму оформления, которая наиболее соответствует официальному стилю вашей организации.
- Структура приказа. Правильно оформленный приказ должен содержать следующие обязательные элементы: наименование организации, название документа (приказ), дату составления, регистрационный номер, вводную часть, основную часть, заключительную часть (подписи и печати).
При выборе формы оформления приказа имейте в виду, что он должен быть понятным и доступным для всех сотрудников, а также соответствовать установленным требованиям и нормативным актам.
Определение структуры приказа
Обычно приказ состоит из следующих основных частей:
| № п/п | Наименование раздела | Содержание |
|---|---|---|
| 1 | Шапка документа | В верхней части приказа указываются название организации, дата составления, регистрационный номер и адресаты приказа. |
| 2 | Вступительная часть | Определяет цель и основания приказа, а также кого он касается. |
| 3 | Основная часть | Содержит положения приказа, причины его принятия, а также описание действий, которые должны быть выполнены. |
| 4 | Заключительная часть | Здесь указывается ответственное лицо, которое подписывает приказ, а также дата его подписания. |
Каждая часть приказа является обязательной и должна быть ясно выделена с помощью заголовков и абзацев. При необходимости, можно использовать дополнительные разделы и подразделы в структуре приказа для более подробного описания положений.
Написание заголовка и преамбулы
При написании приказа важно уделить особое внимание его заголовку и преамбуле. Заголовок приказа должен отражать суть и цель документа, а также содержать информацию о том, кто его инициировал.
Пример заголовка:
Приказ № 01-2021/К-Отдел персонала
О проведении конкурса на замещение вакантной должности
Заголовок должен быть кратким, в нем следует указать номер и дату приказа, а также указать отдел или должностное лицо, которое инициировало его.
После заголовка следует преамбула, в которой указывается основное содержание приказа. Преамбула должна быть четкой и лаконичной, в ней следует указать суть и цель приказа, а также дать основные обоснования и указания.
Пример преамбулы:
В целях обеспечения эффективного функционирования организации, а также в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и положениями внутреннего трудового распорядка, приказываю:
1. Провести конкурс на замещение вакантной должности в Отделе персонала.
2. Утвердить состав конкурсной комиссии.
3. Определить порядок проведения конкурса и условия участия в нем.
...
В преамбуле необходимо дать четкие указания и инструкции, которые должны быть выполнены в рамках данного приказа. Также не следует забывать о ссылках на нормативные акты и положения, которые легли в основу данного приказа.
Вводная часть приказа
Название приказа должно быть четким и конкретным, отражать суть документа и его предназначение. Номер приказа позволяет уникально идентифицировать документ и использовать в дальнейшей работе с ним. Дата составления приказа указывается в формате день-месяц-год и является основанием для его действия и срока исполнения.
Инициатор приказа – это организация или должностное лицо, выдавшее приказ. Оно указывается с указанием полного наименования или фамилии и должности, в зависимости от ситуации. Инициатор приказа несет ответственность за его выполнение и исполнение.
Основная часть приказа
Перед началом основной части приказа необходимо указать его название, номер и дату составления.
После этого следует перейти к основной части приказа, где приводится подробное описание приказываемого мероприятия или решения. В данном разделе следует указывать цели, задачи, сроки выполнения, ответственных исполнителей и другие важные детали.
Также в основной части приказа стоит указать мотивировку принятого решения. Здесь следует кратко обосновать необходимость и актуальность принятых мер и указать соответствующие нормативно-правовые акты или документы.
Для лучшего понимания информации в основной части приказа можно использовать абзацы, маркированные и нумерованные списки. Это сделает текст более структурированным и удобочитаемым.
В конце основной части необходимо указать ответственного работника или должностное лицо, подписавшего приказ. Также следует указать его занимаемую должность и дату подписания.
Завершающая часть приказа
В завершении приказа необходимо указать дату выдачи документа. Дата должна быть указана в формате: "День Месяц Год". Например:
Приказ № 123 от 10 сентября 2022 года
Далее, следует указать должность и подпись лица, выдавшего приказ. Это может быть руководитель организации или иной уполномоченный сотрудник. Подпись должна быть выполнена на отдельной строке, а подписывающее лицо должно указать свои ФИО под подписью. Например:
Подпись Иванов Иван Иванович
В случае, если приказ размещается в электронном виде, необходимо также указать электронную подпись, которая является аналогом обычной подписи. Это может быть специально отформатированный текст, содержащий ФИО подписывающегося лица и должность. Например:
Электронная подпись
Иванов Иван Иванович
Генеральный директор
После завершения приказа итоговую часть можно дополнить документами, приложенными к приказу. Например, это могут быть таблицы, графики, другие документы, которые необходимы для полного понимания сути приказа. Такие документы следует пронумеровать и указать в тексте приказа. Например:
Приложение:
1. Таблица с перечнем сотрудников, подлежащих переводу
2. График работы на ближайший месяц
3. Согласие сотрудника на перевод
Подпись и утверждение приказа
После того, как приказ составлен и проверен на соответствие требованиям компании и законодательству, он должен быть утвержден уполномоченным лицом или руководителем организации.
Как правило, подпись и утверждение приказа проходят следующие этапы:
- Приказ подписывается руководителем организации. Для этого нужно указать его фамилию, имя, отчество и должность под подписью. Также возможно использование служебного знака или печати.
- Подписанный приказ передается лицу, ответственному за регистрацию приказов в организации.
- Регистратор приказов проверяет правильность оформления приказа и вносит его в журнал регистрации приказов, указывая дату утверждения и регистрационный номер.
- Зарегистрированный приказ возвращается руководителю организации для подписи и сдачи сотрудникам или отправления по нужным адресам.
После подписи и утверждения приказа, он считается официальным документом и обязательным для выполнения сотрудниками организации.