Приходный кассовый ордер – это документ, подтверждающий факт получения денежных средств или ценностей от клиента или поставщика. Он необходим для внесения данных о поступлениях в кассу организации и является важным элементом бухгалтерии. Оформление такого документа требует соблюдения определенных правил и порядка.
Первым шагом при оформлении приходного кассового ордера является заполнение заголовка документа. В нем указывается дата, номер ордера и наименование организации. Заголовок документа должен быть отмечен как "Приходный кассовый ордер". После этого следует заполнить основную информацию о получателе или отправителе денежных средств.
Вторым шагом является заполнение таблицы с данными о поступлениях. В таблице указываются следующие данные: дата, номер и артикул товара или услуги, сумма, количество и итоговая сумма. Если необходимо, можно добавить дополнительные столбцы или строки, чтобы достаточно вместить все данные.
Завершающим шагом является подпись и штамп кассира. Проверьте правильность заполнения данных в документе и убедитесь, что все суммы сходятся и все строки таблицы заполнены корректно. После этого подпишите документ и нанесите штамп кассира. Отправьте оригинал ордера нужным лицам или сохраните его у себя для последующего использования.
Шаги для оформления приходного кассового ордера
- Откройте программу учета и выберите раздел "Кассовые операции".
- Нажмите на кнопку "Создать новый приходный кассовый ордер".
- Укажите дату оформления кассового ордера.
- Выберите кассу, из которой производится приход средств.
- Укажите категорию дохода в соответствии с вашими потребностями: продажи, возврат товара, прочие доходы.
- Введите сумму прихода и выберите валюту.
- Опишите причину прихода денежных средств и укажите дополнительные комментарии, если необходимо.
- Нажмите "Сохранить" для завершения оформления приходного кассового ордера.
Подготовка необходимых документов
Для оформления приходного кассового ордера необходимо иметь следующие документы:
- Доверенность на подпись. Если вы не являетесь генеральным директором организации или лицом, имеющим право распоряжаться денежными средствами, вам необходимо получить доверенность на подписание кассовых ордеров.
- Инструкция по оформлению приходных кассовых ордеров. В каждой организации может быть своя установленная форма и порядок оформления кассовых ордеров. Внимательно ознакомьтесь с инструкцией и следуйте ей при оформлении ордера.
- Выписка из кассового журнала. Перед оформлением приходного кассового ордера необходимо проверить, что в кассовом журнале отражены все операции по поступлению денежных средств. Выписка из кассового журнала является основанием для оформления ордера.
- Документы подтверждающие поступление денежных средств. В зависимости от источника поступления денег, могут потребоваться различные документы: квитанция об оплате, акт о выполнении работ или оказании услуг, договор купли-продажи и т.д. Убедитесь, что у вас имеются все необходимые документы.
Правильная подготовка документов является важным этапом оформления приходного кассового ордера. Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы и следуйте инструкциям организации для корректного оформления ордера.
Заполнение основной информации
При оформлении приходного кассового ордера необходимо заполнить определенные поля, содержащие основную информацию о транзакции. Для этого следуйте указанным ниже шагам:
1. Введите дату оформления ордера. Обычно дату проставляют в правом верхнем углу документа.
2. Под датой укажите номер кассового ордера. Номер обычно составляется из цифр и может содержать идентификационные коды для удобства учета.
3. Укажите наименование организации или физического лица, от которого получен платеж. Эта информация должна быть указана в таблице "Поставщик" или "От кого получено".
4. Заполните поле "Основание", указав причину и основание для получения платежа. Например, это может быть оплата товара или услуги, предоплата, либо возврат предоплаты.
5. В таблице "Назначение платежа" укажите описание товара, услуги или другого объекта, за который осуществляется платеж. Если назначение платежа не помещается в одну строку, вы можете использовать дополнительные строки или столбцы таблицы.
6. Укажите сумму полученного платежа в таблице "Сумма", проставив цифровое значение платежа и его прописную форму. Указывайте сумму по всей таблице, а также итоговую сумму внизу таблицы.
7. Если необходимо, укажите дополнительные сведения в таблице "Примечание". Например, вы можете указать номер или дату заказа, контактные данные клиента и другую дополнительную информацию.
8. После заполнения всех полей основной информации удостоверьтесь, что все данные заполнены верно и доступны для проверки и аудита.
| Дата | Номер кассового ордера | Поставщик | Основание | Назначение платежа | Сумма | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 12.03.2022 | 123456 | ООО "Пример" | Оплата товара | Ноутбук Lenovo | 25 000 рублей |
Установление причины и назначения платежа
При оформлении приходного кассового ордера необходимо указать причину и назначение платежа.
Причина платежа является основанием для его осуществления и может быть различной: оплата поставщику за товары или услуги, возврат средств по ранее произведенной оплате, уплата налогов или штрафов, выплата зарплаты или командировочных расходов и другие.
Назначение платежа определяет цель платежа и обеспечивает информацию о том, на что конкретно будет использован платеж. Например, если платеж является оплатой поставщику за поставленные товары, в назначении платежа следует указать номер договора и наименование товаров. В случае выплаты зарплаты, в назначении платежа следует указать ФИО работника и период, за который выплачивается зарплата.
Точное и четкое указание причины и назначения платежей в приходном кассовом ордере позволяет избежать возможных ошибок и несоответствий, устанавливает информационную связь между кассиром и другими сотрудниками бухгалтерии, а также облегчает контроль и анализ финансовых операций.
Подпись ордера и его хранение
После заполнения приходного кассового ордера, необходимо поставить подпись ответственного лица, подтверждающую его правильность и достоверность. Подпись должна быть четкой и разборчивой, чтобы избежать возможности подделки или изменения данных.
После подписи ордера, его необходимо передать в бухгалтерию для последующего хранения и использования в учетных целях.
Приходные кассовые ордера должны быть хранены в соответствии с требованиями законодательства, которые устанавливают сроки хранения документов. Обычно срок хранения приходных кассовых ордеров составляет 5 лет.
Для обеспечения сохранности и целостности приходных кассовых ордеров, рекомендуется использовать специальные папки или ящики для хранения документов. Также рекомендуется вести журнал учета кассовых ордеров для контроля и учета движения документов.
Следование указанным рекомендациям поможет поддерживать порядок и обеспечить доступность приходных кассовых ордеров при необходимости их предоставления для проверок и аудита.